Verilerinizi daha etkili ve hızlı bir şekilde analiz etmek için pivot tabloları kullanmaya ne dersiniz? Yazımızı inceledikten sonra artık siz de bu basit ve etkili yöntemi kullanarak Excel’i daha verimli kullanabileceksiniz.

BB Ticaret Limited Şirketi’nin ortakları, satış müdürü olarak sizden bir satış raporu hazırlamanızı istiyor. Satışların adet ve tutar bazında şehirlere göre dağılımını; satış temsilcilerinin hangi üründen kaç adet sattığını göstermeniz gerekiyor. Çok fazla sayıda satır ve sütundan oluşan verilerinizi pivot tablo kullanmadan sınıflandırmak saatlerinizi alacak. İşte etkili ve hızlı bir şekilde sizden istenen raporu hazırlamanız için yapmanız gerekenler:

Pivot Tablonuzu Oluşturun

Excel çalışma kitabınızda yer alan tablonuzun tamamını seçin ve üst menüden “EKLE” sekmesine tıklayın. Açılan menüden “PivotTable” düğmesine tıklayın.

Açılan “PivotTable Oluştur” penceresinde yer alan “Tablo/Aralık:” satırından tablonuzun sınırlarını kontrol edebilirsiniz. Dilerseniz bu kısımdan tablo değerlerini elle girebilirsiniz(Örn: Sayfa adı+tablonuzun ilk hücresi+ : + tablonuzun son hücresi). Pivot tablonuzu aynı excel dosyanızda yeni bir çalışma sayfasında oluşturmak için yine aynı pencerede yer alan “Yeni Çalışma Sayfası” düğmesini seçin ve “Tamam”a tıklayın.

Pivot tablonuz aşağıdaki şekilde yeni bir çalışma sayfasında oluşturuldu.

Şimdi oluşturmuş olduğunuz bu pivot tabloyu nasıl kullanacağınız ile ilgili bazı önemli ipuçları vereceğiz.

1- Pivot Tablonuzu İstediğiniz Şekilde Düzenleyin

Çalışma sayfanızda yer alan tablonuzdaki başlıkları, PivotTable Alanları başlığı altında görebilirsiniz. Örneğin hangi üründen, hangi şehirde kaç adet satıldığını görmek için şunları yapın:

  • Ürün Adı’nın üzerine basılı tutarak aşağıda yer alan SATIRLAR bölümüne sürükleyin.
  • Satış Yeri’nin üzerine basılı tutarak SÜTUNLAR bölümüne sürükleyin.
  • Satış Adedi’nin üzerine basılı tutarak DEĞERLER bölümüne sürükleyin
  • Satış Temsilcisi’nin üzerine basılı tutarak FİLTRELER bölümüne sürükleyin

Artık tablonuzu istediğiniz gibi düzenlemek sizin elinizde!

2- DEĞERLER Bölümünde Yapabileceğiniz İşlemleri Keşfedin

PivotTable Alanları penceresinde yer alan DEĞERLER bölümünde, toplama, sayma, ortalama alma v.b. farklı işlemler ile sorgu oluşturmanız mümkündür. DEĞERLER bölümüne eklemiş olduğunuz Satış Adedi alanının sağ tarafında yer alan kulakçığa tıklayarak Değer Alanı Ayarlarının içinde yer alan listeden istediğiniz işlemi seçebilirsiniz. Örneğin satış adetlerinizin toplamını değil, ortalamasını almak istiyorsanız Ortalama seçeneğini işaretleyerek Tamam’a tıklayın.

3- Filtreyi Kullanarak Seçimlerinizi Daraltın

Eklemiş olduğumuz FİLTRE kısmındaki kulakçığa tıklayarak Satış Temsilcileri listesinden bir ya da birkaçını seçerek tablonuzu daraltabilirsiniz.

4- Dilimleyici Ekleyerek Veri Seçiminizi Daha Pratik Hale Getirin

Pivot tablonuzda yer alan verileri filtrelemek için kolay bir yol: Dilimleyici Ekle.

5- Grafikleri Kullanarak Raporunuzu Bir Adım İleri Taşıyın

6- Verilerinizde Yaptığınız Değişikliklerden Sonra Pivot Tablonuzu Yenileyin

Pivot tablonuz üzerinde çalışırken, ham verilerinizin yer aldığı çalışma kitabında birkaç değişiklik yaptınız. Örneğin Satış Yeri sütununa yeni bir il eklediniz. Yaptığınız bu değişikliğin pivot tablonuza yansıması için basit bir yol: Yenile.

Pivot tablonuzun üzerindeyken fareniz ile sağ tıklayın ve açılan menüde “Yenile” düğmesini basın. Tebrikler! Tablonuz güncellendi, çalışmaya kaldığınız yerden devam edebilirsiniz.

7- Pivot Tabloda Alan Adı Geçerli Değil Hatası ve Çözümü

Pivot Tablo oluşturmak için kullanacağız tabloda, bütün sütunlarda başlık bulunması gerekmektedir. Aksi takdirde, yani herhangi bir sütun başlığının (Örn: Satış Temsilcisi) boş olması halinde excel, pivot tablo oluşturmanıza izin vermeyecektir.